5W1Hとは？意味とビジネスでの使い方・具体例を優しく解説
ビジネスの現場では、アイデアや企画を「どう伝えるか」が成果を大きく左右します。営業提案、マーケティング戦略、社内報告――いずれも相手に分かりやすく伝えなければ、せっかくの取り組みも成果につながりません。
そんなときに役立つのが「5W1H」です。「誰が（Who）」「何を（What）」「いつ（When）」「どこで（Where）」「なぜ（Why）」「どのように（How）」の6つの視点を整理することで、情報をわかりやすく構造化できます。
本記事では、企業の営業・マーケティング担当者や中小企業の経営者が、すぐに使える5W1Hの考え方・活用方法・実例をまとめました。読み終わる頃には、5W1Hを自然にビジネスに取り入れられるようになるはずです。
5W1Hとは？基本をわかりやすく解説
【この章の要約】
5W1Hは情報を整理し、相手に正確に伝えるための6つの要素（Who, What, When, Where, Why, How）です。ビジネスにおいては「抜け漏れ防止」や「合意形成の迅速化」に不可欠なフレームワークです。
5W1Hの意味と6つの要素
5W1H（ファイブダブルワンエイチ）とは、情報整理や説明に使われるフレームワークです。次の6つの問いを押さえることで、物事を漏れなく、分かりやすく伝えられます。
- Who（誰が）： 関わる人物や組織は誰か
- What（何を）： 何をするのか、何が課題なのか
- When（いつ）： いつ行うのか、時期やスケジュール
- Where（どこで）： 場所や実施環境はどこか
- Why（なぜ）： なぜそれを行うのか、目的や背景
- How（どのように）： 具体的にどうやって実行するのか
ビジネスで重視される理由
営業やマーケティングの現場では、提案や報告の中身が「抜けている」「分かりにくい」と、意思決定が進まなかったり、顧客に信頼してもらえないことがあります。
5W1Hを活用すれば、以下の効果が期待でき、社内外のコミュニケーションをスムーズにできます。
- 伝え漏れを防ぐ
- 説明の流れが明確になる
- 誰が読んでも理解しやすい文書になる
営業・マーケティングとの関係
営業活動では「Who＝顧客は誰か」「What＝どんなニーズがあるか」を明確にすることで、提案の精度が高まります。またマーケティングでは「Why＝なぜこの施策を行うのか」を整理することで、目的と施策がズレなくなります。
5W1Hは、「相手に伝わる言葉に変換するための道具」と言えます。
5W1Hを使うメリット
【この章の要約】
思考が整理されることで提案の説得力が増し、企画書の質が向上します。また、顧客ヒアリングの精度も上がり、潜在的なニーズを引き出しやすくなるメリットがあります。
考えを整理して「伝わる」提案ができる
ビジネスの場面では、複雑な情報を短時間で伝える必要があります。5W1Hを使うと、話す内容や資料の構成を自然と整理できるため、相手に「筋が通っている」と感じてもらえます。結果として、提案の説得力が増し、商談の前進につながります。
報告書や企画書の質が上がる
社内報告や企画書でも、5W1Hは有効です。「なぜやるのか（Why）」「何をやるのか（What）」が明確であれば、上司や経営層は判断しやすくなります。さらに「いつ・どこで・誰が・どうやって」という情報を加えることで、実行可能性の高い企画として信頼を得やすくなります。
顧客ニーズを的確に把握できる
営業担当者が顧客ヒアリングに5W1Hを意識すると、聞き漏れが減ります。「誰が困っているのか（Who）」「なぜ課題なのか（Why）」「どんな解決を求めているのか（What）」を整理することで、顧客の本音を引き出しやすくなります。その結果、より適切な提案ができ、顧客満足度や開封率などの指標改善、最終的な受注率の向上に直結します。
3. 実務シーン別5W1Hの使い方
【この章の要約】
マーケティング戦略立案、営業ヒアリング、社内会議、さらにはAI検索でのプロンプト作成まで、具体的なシーンごとの活用法を解説します。目的（Why）を明確にすることが成功の鍵です。
マーケティング戦略を組み立てる
新しい商品やサービスを市場に出すとき、5W1Hは戦略立案に欠かせません。
- Who（誰に）： ターゲットリストの属性は？
- What（何を）： 提供する価値や商品は何か
- Why（なぜ）： 競合との差別化理由は何か
これらを整理すると、広告戦略やキャンペーンの方向性がぶれにくくなります。「誰に・何を・なぜ届けるか」が明確になることで、無駄のない施策を実行できます。
営業活動でヒアリングに活かす
商談の場では、顧客のニーズを正確に把握することが重要です。5W1Hを意識した質問をすると、会話の漏れがなくなります。
- Who： 決裁権者は誰か？
- What： 現状の課題は何か？
- When： いつまでに解決したいのか？
このように整理して聞くと、顧客の状況を立体的に把握でき、より的確な提案やクロージング手法の選択に直結します。
社内会議・報告で活用する
社内の会議や報告でも5W1Hは役立ちます。「誰が」「何を」「いつまでに」「どのように」進めるかを整理して話すことで、曖昧な議論や後戻りを減らせます。さらに「なぜその施策を行うのか」を明示すると、参加者全員が目的を共有でき、会議の生産性が大幅に向上します。
AI検索や音声検索で活用する
ChatGPTやGoogleなどのAI検索、SiriやAlexaといった音声検索でも、5W1Hを意識すると知りたい情報に早くたどり着けるようになります。
例えば、ただ「営業で使える資料」と検索するよりも、以下のように要素を加えます。
- Who：誰向け？ → 「中小企業の営業担当者向け」
- What：何を探す？ → 「商談資料の作り方」
- When：いつ使う？ → 「初回商談で」
- Why：なぜ必要？ → 「信頼を得たいから」
こうして検索ワードに要素を加えると、より具体的で精度の高い答えが得られます。
AI検索や音声検索で精度の高い回答を得るための、5W1Hを使ったプロンプト作成例
5W1Hの具体例とテンプレート
【この章の要約】
報告書、企画書、図解シートなど、すぐに使えるテンプレート形式で紹介します。これらの型に当てはめるだけで、誰でも論理的な文書作成が可能になります。
報告書での記載例
営業活動やプロジェクトの進捗報告に、5W1Hをあてはめると簡潔で分かりやすくなります。
例：営業活動の報告
- Who（誰が）：営業部 田中が
- What（何を）：新製品の提案を
- When（いつ）：3月15日に
- Where（どこで）：顧客オフィスで
- Why（なぜ）：顧客の業務効率化ニーズに対応するため
- How（どのように）：提案資料とデモを用いて説明した
この形でまとめれば、読む人が短時間で全体を把握できます。
企画書・提案書での活用例
新規プロジェクトやキャンペーンの企画書でも、5W1Hは有効です。
例：マーケティング施策の企画書
- Who：20代の新規顧客をターゲットに
- What：SNS広告キャンペーンを実施
- When：5月1日〜5月31日の1か月間
- Where：Instagram・TikTokを中心に展開
- Why：若年層での認知度向上を目的として
- How：動画広告とインフルエンサー連携で実行
5W1Hを使うと、施策の目的と手段が一目で整理できるので、承認が得やすくなります。
図解で理解する5W1Hシート
表やシートに落とし込むと、チーム全体で共有しやすくなります。このようなテンプレートを用意しておくと、営業やマーケの現場ですぐに使える実務ツールになります。
| 要素 | 意味 | 活用例（展示会出展） |
|---|---|---|
| When | いつ | 10月10日〜12日 |
| Where | どこで | 東京ビッグサイト |
| Who | 誰が | マーケティング部・営業部 |
| What | 何を | 新製品のデモ展示と商談 |
| Why | なぜ | 新規リードを300件獲得するため |
| How | どのように | 体験ブース設置とミニセミナー開催 |
5W1Hの発展形｜5W2H・5W3H
【この章の要約】
予算（How much）や数量（How many）を加えることで、計画の実現可能性や目標を明確にする発展形です。ビジネスのフェーズに合わせて使い分けることで、より実践的な計画策定が可能になります。
5W2H：「How much」を加えて費用を見える化
5W1Hに「How much（いくらで）」を加えたものが5W2Hです。ビジネスの現場では「コスト」や「予算感」が明確でないと、計画が動きません。
例：広告キャンペーンの立案
- Who：ターゲットは既存顧客
- What：アップセル施策として新プランを案内
- When：6月〜7月の2か月間
- Where：メールとWeb広告で実施
- Why：顧客単価を引き上げるため
- How：事例紹介メール＋バナー広告
- How much：予算300万円以内で実施
5W2Hは、「計画の実現可能性を判断する」ために必須の整理法です。
5W3H：「How many」で規模や数量を明確化
さらに「How many（どれくらいの量・規模）」を加えたのが5W3Hです。数量を明示することで、より精度の高い計画や見積もりが可能になります。
例：展示会出展の計画
- （前略：5W1H要素）
- How much：予算500万円
- How many：見込みリード100件獲得を目標
5W3Hは、「数値目標を明確にしたいとき」に役立ちます。
ビジネスシーンでの使い分け方
- 5W1H： 基本の整理（抜け漏れを防ぎ、全体像を明確にする）
- 5W2H： 予算やコストを含めて「実現可能性」を確認したいとき
- 5W3H： 数値目標を設定して「成果を定量化」したいとき
このように段階的に使い分けることで、マーケティング戦略の立案から実行・評価まで一貫した活用ができます。
5W1Hを効果的に使うコツ
【この章の要約】
順番を柔軟に変える、具体性を持たせる、チームで共有するなど、形骸化させないためのポイントを解説。特に「Why（目的）」と「How（手段）」の結びつきが重要です。
書き方の順番を工夫する
5W1Hは必ず「Who → What → …」の順で書く必要はありません。例えば企画書では「Why（なぜやるのか）」を最初に置いたほうが読み手に伝わりやすくなります。逆に営業現場のヒアリングでは「Who（誰が）」「What（何を）」から始めると、顧客の状況をスムーズに聞き出せます。
状況に合わせて順番を柔軟に変えるのがコツです。
よくある失敗と注意点
- 形だけ埋める： 内容が浅くなるので、目的（Why）と手段（How）を結びつけて書く。
- 抽象的すぎる： 「売上を伸ばす」ではなく「新規顧客50件獲得」のように具体化する。
- 抜け漏れがある： 一度全ての要素を書き出し、不要なら削る形で整理する。
「具体性」と「一貫性」を意識しないと、形骸化したフレームワークになってしまいます。
チーム全体で使う際のポイント
5W1Hは一人で使うだけでなく、チームで情報を整理すると効果が倍増します。
- 会議前に各担当が自分の案を5W1Hに整理して持ち寄る
- ホワイトボードやシートを使って全員で項目を埋める
- 最終的にWhy（目的）が共通理解できているかを確認する
チームで共有すると意思疎通が早まり、行動が揃いやすくなるのが最大のメリットです。
【コラム】AI時代にWebライターが生き残る「5W1H」思考
「AIライターに仕事が奪われる」と不安を感じているWebライターこそ、5W1Hを意識すべきです。
ChatGPTなどのAIは、ネット上の膨大なデータから「What（事実）」や「How（方法）」をまとめるのは得意ですが、「Why（なぜその体験をしたのか）」や「Who（特定のたった一人の悩み）」に寄り添うことは苦手です。
- AIが得意： 網羅的な情報の整理（What, When, Where）
- 人間が得意： 独自の体験談や感情的背景（Why）、読み手への深い共感（Who）
AIが出力した「整った文章」に、あなただけの体験（Why）と、読者への語りかけ（Who）を書き足すこと。これこそが、AIには真似できない「刺さる記事」を作る鍵となります。
まとめ｜5W1Hで営業・マーケ成果を高めよう
5W1Hは、「抜け漏れなく情報を整理できる」「相手に伝わりやすい提案や報告ができる」「チームで共通認識を持ちやすくなる」というシンプルながら強力なフレームワークです。
営業の現場では顧客ヒアリングに、マーケティングでは戦略立案に、経営者や管理職にとっては意思決定や会議の効率化に役立ちます。さらに5W2H・5W3Hといった発展形を使えば、予算や数値目標を含めた実行力のある計画に進化させることも可能です。
ポイントは、形だけ埋めるのではなく、Why（なぜ）とHow（どうやって）を結びつけ、目的を明確にすること。これを意識するだけで、報告書・企画書・営業提案の質は大きく変わります。
ぜひ、日々の業務に5W1Hを取り入れて、「わかりやすい説明」と「成果につながる行動」を実現してください。
よくある質問
- Q. 5W1Hの6要素とそれぞれの意味は？
- Who（誰が）・What（何を）・When（いつ）・Where（どこで）・Why（なぜ）・How（どのように）の6点で情報を整理します。抜け漏れを防ぎ、相手に伝わる順序で要点を短く並べるのが基本です。
- Q. 5W1Hを企画書に活用するコツは？
- 最初にWhyで目的を明確化し、WhatとHowで施策を具体化します。Who・When・Whereで体制や期日を示し、実行可能性と判断材料を揃えます。
- Q. 5W2H・5W3Hはいつ使い分ける？
- 費用感や予算が必要ならHow muchを加え5W2H、数値目標や規模が要る場面はHow manyを加え5W3Hとします。計画の具体度を段階的に上げるために使用します。
- Q. 5W1Hの読み方と覚え方は？
- 読み方は「ファイブダブリュー・ワンエイチ」です。覚え方は「誰・何・いつ・どこで・なぜ・どうやって」と日本語に置き換えて整理すると理解しやすいです。
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（2005年に掲載した記事を23年26年に加筆修正更新したものです）
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